Automation

Unter Automation werden Arbeitsabläufe im Büroalltag verstanden, die regelmäßig vorkommen und aus Gründen der Produktivität, Zeitersparnis oder der besseren Wartbarkeit automatisch ablaufen. 

Automatische Abläufe sind in den Office Anwendungen durch applikationsspezifischen VBA-Code möglich, sie können aber auch anwendungsübergreifend realisiert werden.

Office Automation

Prinzipiell kann jede MS Office-Anwendung eine andere MS Office Anwendung starten, die Kontrolle über die zweite Anwendung übernehmen und diese somit fernsteuern. Dies macht dann Sinn, wenn Daten der ersten Anwendung in ein Dokument der zweiten Anwendung übertragen werden sollen. Ein einfaches Beispiel hierfür ist ein Brief, bei dem die Adresse des Empfängers nicht mehr manuell eingegeben, sondern aus einer vorhandenen Adreßdatenbank übernommen werden soll. Hierbei ist es egal, ob Word sich die Adresse aktiv holt oder per Fernsteuerung quasi passiv empfängt. Die in den ersten Office-Versionen eingeführte fehleranfällige DDE-Steuerung sollte dabei in modernen Anwendungen keine Verwendung mehr finden, sondern durch die neueren ActiveX Methoden ersetzt werden.

Office Automation erfordert detaillierte Kenntnis der zur Verfügung stehenden Objektmodelle, die insbesondere bei Word und Excel sehr komplex und umfangreich sind. Allerdings reicht die rein technische Information nicht aus, für eine perfekte Office Automation ist es häufig unerläßlich, jahrelange Erfahrung im Umgang mit den Anwendungen selbst zu haben. Liegen diese Kenntnisse vor, so sind den Automationsmöglichkeiten keine Grenzen gesetzt: 

Durch die Einführung von COM Addins besteht im MS Office 2000 und höher die Möglichkeit, bei Bedarf auch anwendungsspezifische Ereignisse (events) abzufangen und programmtechnisch auf diese zu reagieren. Bei Verwendung dieser Technologie ist jede MS Office-Anwendung vielfältig erweiterungsfähig bzw. konfigurierbar.

Word Automation

Aufgrund 15-jähriger Programmiererfahrung mit WordBasic und VBA ist die Word Programmierung eine unserer Spezialitäten; eine Art von KnowHow-Sammlung stellt dabei das COM Addin zum optimierten Arbeiten mit Dokumenten & Formularen dar, welches sich insbesondere dann anbietet, wenn Word aus anderen Anwendungen heraus angesprochen werden soll und eine perfekte erprobte Lösung eingesetzt werden soll, ohne sich das notwendige Word KnowHow selbst aneignen zu müssen.

Das Word weit mehr leisten kann, als üblicherweise genutzt oder gedacht wird, zeigt ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem auf Basis des MS SQL-Server und Word, bei dem Word Dokumente direkt datenbankbasiert gespeichert und bearbeitet werden können.

Mail Automation

MS Outlook als Mitglied des Office-Paketes unterstützt Automationsschritte wie automatischer Mailversand, aber auch spezifische Dinge wie das Verarbeiten und Auswerten eingehender Mails ab Version 2000. Wird im Outlook bspw. ein COM Addin eingesetzt, können auch Ereignisse wie Posteingang, Antworten oder Weiterleiten differenziert behandelt werden. Die mit den letzten Service Packs eingeführten Sicherheitsbeschränkungen (kein automatischer Zugriff mehr auf adreßrelevante Informationen) kann bei Bedarf durch die Verwendung der CDO-Bibliotheken umgangen werden.

PDF Automation

Die automatische Erzeugung von PDF-Dokumenten aus einer Office-Anwendung ist ein regelmäßig auftretender Wunsch, der meist problemlos gelöst werden kann. Allerdings bietet Adobe beim Acrobat Exchange eine weitestgehend unbekannte COM Schnittstelle an, mit der auch anspruchsvollere Aufgaben wie indexbasierte Suchen, wie sie bspw. für eine Verschlagwortung notwendig sind, automatisiert werden können.

ActiveX

ActiveX, früher als OLE bezeichnet, ist eine MS Technologie, die die Kommunikation von verschiedenen Anwendungen untereinander oder aber die Nutzung externer Programmkomponenten (COM) ermöglicht. Voraussetzung für eine ActiveX Automation ist, daß die beteiligten Programme / Komponenten die entsprechenden Schnittstellen besitzen. Eine intelligente Nutzung dieser Möglichkeit setzt aber oft detaillierte Kenntnisse des Objektmodells der Zielanwendungen voraus.

Für die Office-Programme und die Standardprodukte Adobe Acrobat, Cobra AdressPlus oder aber auch den MS SQL-Server sind mehrere Automations-Projekte erfolgreich realisiert worden und seit Jahren im produktiven Einsatz.